Xperthis neemt maatregelen om ziekenhuisinstellingen ook tijdens Covid-19 te kunnen blijven bedienen

RZ Tienen heeft meer tijd voor de patiënt dankzij Xperthis

Gepubliceerd op 24/05/2017

RZ Tienen - Nancy Jansssens

Het Regionaal Ziekenhuis van Tienen koos in maart 2015 na een selectieprocedure voor ERP for HealthCare (ERP4HC) van Xperthis, de NRB-dochter gespecialiseerd in ICT-oplossingen voor ziekenhuizen. Onder de projectleiding van Nancy Janssens, hoofd van de financiële dienst, gingen ze begin 2016 live met ERP4HC. Dat nieuwe systeem stroomlijnde de financiële en logistieke afdeling. Het gevolg: een betere dienstverlening voor de patiënten.

Welke trends merkt u in de ziekenhuissector op?

Nancy Janssens: "Meer en meer zullen we regionaal moeten samenwerken. Een tendens die ook door de overheid wordt opgelegd. Ziekenhuizen moeten efficiënter en met minder middelen werken. Een stap daarin is om niet in elk ziekenhuis alle afdelingen te voorzien maar specifieke afdelingen op één plek uit te bouwen en patiënten door te verwijzen. Dat vraagt natuurlijk een heel andere aanpak van onze administratie. Je hebt een performant systeem nodig waar iedereen, ook andere instellingen, gemakkelijk toegang toe heeft. De prioriteit ligt dus op efficiëntie, zowel administratief als op medisch vlak." 

Heeft u ICT-projecten lopen om aan deze trends het hoofd te bieden?

Nancy Janssens: "Voor onze samenwerking met Xperthis verwerkten we nog heel veel manueel. Wilden we efficiënter werken, dan hadden we automatisatie nodig. We nodigden een aantal leveranciers uit om met een enterprise resource planning-project van start te gaan." 

"Van alle leveranciers bleek Xperthis de beste. Ze konden ons overtuigen met hun professionalisme, de kwaliteit van hun oplossing en de manier waarop ze ons hielpen onze behoeften duidelijk in kaart te brengen. Ook de snelheid waarmee we konden beginnen was een plus. Met de modules van ERP4HC hebben we al onze financiële en logistieke processen geautomatiseerd."

Welke voordelen levert de automatisatie RZ Tienen op?

Nancy Janssens: "Automatisatie zorgt voor minder fouten en bespaart ons veel tijd. Vroeger duurde het inlezen van facturatie meer dan een week. Nu doen we dat in één dag, zonder hulp van ICT. Het inlezen van bankafschriften is ook enorm verbeterd. Vroeger was dat een fulltime-job, nu vraagt dit slechts een halftijds iemand." 

"Op logistiek vlak is er een betere opvolging van de inventaris. Omdat ons stockbeheer veel efficiënter is, kunnen we een kleinere voorraad bijhouden. Een tekort is snel gespot en vlug bijbesteld. We hebben dus een minder grote buffer nodig, wat plaats bespaart en vooral een kleinere investering vraagt."

"ERP4HC zit ook in de cloud. Een bewuste keuze, zodat de ICT-afdeling zich kan focussen op onze kern: de patiënt helpen. Onze ICT-afdeling kan zich bezighouden met de systemen die de patiënt beïnvloeden, zoals het elektronisch patiëntendossier, want serveronderhoud besteden we uit aan Xperthis." 

"Onze patiënten plukken er ook de vruchten van. Onze gezondheidszorg wordt nog beter door minder stockbreuken en meer aandacht voor de medische systemen. Ook betalingen worden sneller en duidelijker. Wij kunnen facturen vlotter verwerken en dus krijgt de klant bijvoorbeeld creditnota’s vlugger terug. Heeft iemand vragen dan kunnen we hem ook beter van dienst zijn want de info is altijd up-to-date in onze computers. Automatisatie betekent ook voor de patiënt een verbetering."

Wat zorgde ervoor dat uw ERP project zo’n succes is?

Nancy Janssens: "Ik denk dat we daar vooral het goede projectbeheer van zowel Xperthis als ons team voor te danken hebben. We hebben altijd duidelijke doelstellingen en deadlines vooropgesteld en verdeelden het traject in duidelijke fases." 

"De samenwerking verliep heel goed. De communicatie verliep vlot en was heel nauw, waardoor we kort op de bal konden spelen bij problemen. Bovendien was er een enorme interne drive om dit project te doen slagen. Iedereen besefte maar al te goed wat voor voordelen het zou opleveren."

"Een laatste puntje is, denk ik, de ervaring die Xperthis heeft met ziekenhuizen. Ze wisten precies wat we nodig hadden en hun software stond al op punt, want die werkte al in verschillende instellingen. Zo kregen we een bijna kant-en-klaar pakket waar weinig maatwerk aan te pas kwam." 

Hoe ziet u ICT in de toekomst van RZ Tienen?

Nancy Janssens: "Het is nu al belangrijk, maar het elektronisch patiëntendossier wordt echt onmisbaar. Daarin houden we alle informatie van een patiënt bij zodat we die snel kunnen raadplegen en eenvoudiger kunnen uitwisselen tussen instellingen." 

"Om de regionale samenwerking nog beter te laten verlopen, wordt business intelligence een andere prioriteit. Trends analyseren en bepalen welke diensten het goed doen of niet, zijn belangrijk om bijvoorbeeld knopen door te hakken over welke diensten een ziekenhuis behoudt of welke die beter aan een ander overlaat. Hierin kunnen ICT-partners ons zeker ondersteunen met complete softwarepakketten. Nu hebben we nog te veel verschillende leveranciers nodig."