Nieuw fusieziekenhuis AZ Rivierenland kiest voor geïntegreerde Xperthis-oplossing

Gepubliceerd op 19/03/2019

Sinds 1 januari 2019 vormen het AZ Heilige Familie in Rumst en de Sint-Jozefkliniek in Bornem en Willebroek één nieuw ziekenhuis, het AZ Rivierenland. Het fusieziekenhuis heeft ervoor gekozen om de boekhouding, tarificatie en facturatie te integreren. Een project van grote omvang.

“De Sint-Jozefkliniek werkte al met onze Oazis- en ERP4HC-oplossing, het AZ Heilige Familie daarentegen gebruikte andere pakketten”, zegt Liesbeth Piot, projectleider voor ERP4HC bij Xperthis. “Omdat er een sterke integratie bestaat tussen Oazis en ERP4HC en beide systemen naadloos op elkaar aansluiten, besloot de directie van AZ Rivierenland om onze geïntegreerde oplossing te gebruiken voor het volledige fusieziekenhuis.”

“Omdat er een sterke integratie bestaat tussen Oazis en ERP4HC en beide systemen naadloos op elkaar aansluiten, besloot de directie van AZ Rivierenland om onze geïntegreerde oplossing te gebruiken voor het volledige fusieziekenhuis.”
Liesbeth Piot

Alleen een nieuw polsbandje

Daardoor dienden de boekhouding en patiëntenbewegingen van AZ Heilige Familie omgezet en opgenomen te worden in het Oazis- en ERP4HC-systeem van Sint-Jozef. “Het gaat dus om een migratieproject”, verklaart Piot. “In de nieuwe juridische structuur van AZ Rivierenland werd het erkenningsnummer van de Sint-Jozefkliniek behouden. Het erkenningsnummer van AZ Heilige Familie valt uiteindelijk weg”, vult Pascal De Roo van Xperthis verder aan. Hij begeleidt het project voor de Oazis-oplossing.

De drie verschillende campussen bleven bij de fusie wel behouden. “Er waren dus geen fysieke verplaatsingen van patiënten nodig”, legt Pascal De Roo uit. “De opnamehistoriek van de patiënten van AZ Heilige Familie hoefde niet overgenomen te worden. Dat maakte het hele proces wat eenvoudiger. De patiënten merkten eigenlijk niets van de omzetting. Voor hen veranderde er ook niets. Ze kregen bij wijze van spreken alleen een nieuw polsbandje.”

Reservaties

De grote uitdaging van het project was vooral de omvang. “We moesten een sluitende werkwijze vinden voor de omzettingen”, legt De Roo uit. “Eerst dienden alle patiënten van AZ Heilige Familie uitgeschreven te worden. Vervolgens checkten we ze in als nieuwe patiënten in de fusiestructuur. De oude patiëntenprofielen vielen weg. Om er zeker van te zijn dat we niets over het hoofd zagen en er voor iedere patiënt wel degelijk een kamer voorzien was bij de omzetting, zetten we voor elk van hen een reservatie klaar in het systeem.”

“Twee patiëntendatabases samenvoegen is niet niks”, vindt ook Inge Blondeel, administratief directeur bij AZ Rivierenland. “Patiëntennummers mochten niet overlappen en de bijbehorende gegevens dienden op een veilige manier omgezet te worden, zodat er geen data verloren gingen of verkeerd toegewezen werden. Bovendien was de omzetting van de patiëntenprofielen slechts de basis, want alle randpakketten moesten er nog aan gekoppeld worden.”

“We moesten er inderdaad voor zorgen dat de deelapplicaties voor medische toepassingen in Oazis gevoed bleven”, vult De Roo aan. “Facturatiegegevens van labo, radiologie, apotheek en zelfs maaltijdpakketten moesten vlot doorstromen naar het nieuwe systeem. Alles moest kloppen. Het kwam er dus op aan alles goed af te toetsen en te testen.”

“In Oazis zitten heel veel automatische controles, die pakketten van andere leveranciers niet aanbieden. Zo sluiten we onmogelijke combinaties in facturatie en patiëntenbewegingen uit.”
Pascal De Roo

Die controles zitten ook in de Oazis-oplossing verwerkt. “Dat is precies een van de sterke punten van ons systeem”, zegt De Roo. “In Oazis zitten heel veel automatische controles, die pakketten van andere leveranciers niet aanbieden. Zo sluiten we onmogelijke combinaties in facturatie en patiëntenbewegingen uit. Een patiënt van de afdeling gynaecologie mag bijvoorbeeld niet op de afdeling geriatrie terechtkomen. Bij een eventuele fout wordt de gebruiker door het systeem erop attent gemaakt. De gebruiker kan niet verder zonder dat de fout opgelost is.”

Kleinere foutenlast

Dankzij de geïntegreerde oplossing verloopt de facturatie gestroomlijnder en verkleint ook de foutenlast. “Door de koppeling met alle mogelijke deelapplicaties komt telkens de juiste info - zoals de behandelende arts, de datum van een behandeling of toediening van medicijnen, de dringendheid van de behandeling, enzovoort – bij de boekhouding terecht”, verklaart De Roo. “Via wat we Xperthis Decentral Encoding noemen, kunnen de artsen bovendien zelf hun prestaties registreren. Vroeger vulden ze die in op papier, op zogeheten prestatiefiches. Die gegevens werden daarna door iemand van de facturatie ingegeven in het systeem, waardoor de kans op fouten groter was. Nu hebben de artsen zelf de volledige controle. Ze zijn volledig zelf verantwoordelijk voor de prestaties die ze ingeven.”

“De artsen kunnen nu zelf hun prestaties registreren. Vroeger vulden ze die in op papier. Die gegevens werden daarna door iemand van de boekhouding ingegeven in het systeem, waardoor de kans op fouten groter was.”
Pascal De Roo

“Het lage foutenpercentage in de facturatie levert uiteraard een forse tijdsbesparing op”, zegt Inge Blondeel. “Doordat er in het systeem zoveel controlemechanismen zitten, moeten er achteraf nog weinig zaken rechtgezet worden.”

“Onze oplossing bezit daarmee alle kerntoepassingen die het nieuwe ziekenhuis nodig heeft. Wij bieden een best practice-oplossing, die we al in meer dan 45 ziekenhuizen geïmplementeerd hebben”, vult Liesbeth Piot aan.

Dat beaamt ook Blondeel. “In de Oazis- en ERP4HC-oplossing is heel veel mogelijk. Ze is ook zeer flexibel. Je kan het systeem volledig naar je hand zetten zodat het werkt in je eigen ziekenhuisomgeving. We zijn bij de implementatie nooit op iets gestoten dat niet mogelijk was.”

Kiosken

Ook voor de patiënten zelf biedt het nieuwe systeem voordelen. “Patiënten hoeven zich voortaan bijvoorbeeld niet meer in te schrijven aan de balie, maar kunnen dat zelf via de kiosken in de inkomhal”, zegt De Roo. “Die draaiden al in de Sint-Jozefkliniek in Bornem en Willebroek, maar nu plaatsen we ze ook in het AZ Heilige Familie in Rumst. Inschrijven gaat zo: de patiënt stopt zijn identiteitskaart in het toestel, bevestigt zijn afspraak en krijgt vervolgens een routebeschrijving naar de precieze afdeling mee.”

In de toekomst wordt de integratie van AZ Heilige Familie in de nieuwe structuur nog uitgebreid. “Op 1 januari gebeurde de omzetting naar Oazis voor de facturatie. Voor ERP4HC zal de migratie pas later volledig rond zijn, bij de jaarafsluiting, wanneer het oude boekhoudpakket van AZ Heilige Familie afgesloten wordt”, zegt Piot. “Later kunnen ook de aankoopmodules en logistieke modules van AZ Rivierenland overgezet worden naar ERP4HC.”

“Voor de Oazis-kant van het project is de volgende fase een koppeling met Primuz. Op die manier wordt het beheer van de elektronische patiëntendossiers meteen gekoppeld aan de boekhouding”, besluit Pascal De Roo.