Cliniques Universitaires Saint-Luc koos met de Oazis-oplossing van Xperthis voor een performant systeem, en een vlotte en correcte tarificatie en facturatie

Gepubliceerd op 26/06/2012

UCL Saint-Luc

Een correcte tarificatie en facturatie is cruciaal voor een degelijk beheer van een ziekenhuis. Daarvoor is een krachtige applicatie nodig die voorziet in kwaliteitsvolle, correcte en volledige gegevens, die aangepast is aan de specifieke Belgische ziekenhuiscontext, én die werkt volgens het principe ‘right first time’. Oazis, de tarificatie- en facturatietoepassing van Xperthis, de 100% Belgische aanbieder van geïntegreerde oplossingen voor ziekenhuizen, biedt een sluitend antwoord op deze specifieke noden. Het is reeds de nummer één in Vlaanderen en Brussel en weet bovendien ook in Wallonië steeds meer ziekenhuisdirecties te overtuigen van zijn troeven. Healthcare Executive sprak met Eric De Smaele (business development manager bij Xperthis) en Philippe Dehaspe (financieel en administratief directeur van de Cliniques Universitaires Saint-Luc) over de ruime waaier aan functionaliteiten die deze stabiele, open interface oplossing aanbiedt.

Oazis is door de jaren heen gegroeid. Eric De Smaele licht toe: “De oplossing van vandaag is het resultaat van jarenlange kennis- en ervaringsuitwisseling tussen het team achter het product enerzijds en de gebruikers binnen ziekenhuizen anderzijds. Recente realisaties zijn de automatisering van de bedplanning, de vernieuwing van de infokiosken en de integratie met Aeroscout RFid, een oplossing waarmee het ziekenhuis op een draadloze manier patiënten kan traceren binnen het ziekenhuis. En momenteel zijn we volop bezig met de voorbereidingen op de vervanging van Carenet door MyCarenet.”

Performant systeem

Oazis maakt gebruik van Uniface, een open platform dat de recente evoluties op de voet volgt (Java-integratie, mogelijkheid tot cloud computing enz.) en waar vele ziekenhuizen voor opteren vanwege de gebruiksvriendelijkheid van de technologie. Eric De Smaele legt uit waarom: “Uniface biedt programmeurs de mogelijkheid om te werken met ‘building blocks’: wanneer de software op een bepaald punt wordt aangepast, worden de wijzigingen meteen overal doorgevoerd. Voor wat de facturatie betreft, is deze strategie een schot in de roos gebleken: we beheren momenteel zo’n 22 000 bedden! Het succes is enerzijds te verklaren doordat ziekenhuizen de noodzaak voelen om op een gedecentraliseerde wijze te werken, en anderzijds, door de vele wetswijzigingen, waardoor de software gemiddeld om de 2 weken moet aangepast worden!”

De performantie van het systeem vormde voor de Cliniques Universitaires Saint-Luc het belangrijkste criterium om in 2008 voor Oazis te kiezen. “De performantie van het systeem was van primordiaal belang”, beklemtoont Philippe Dehaspe. “We wilden immers de opname en facturatie aan elkaar koppelen binnen één geheel, iets wat op dat moment binnen ons ziekenhuis als revolutionair werd beschouwd. Daarnaast wilden we bovendien de gangbare procedure informatiseren, van de vooropname tot – in het ergste geval – de geschillenbehandeling.” 

“Een dergelijke integratie is een ingrijpende operatie voor een ziekenhuis, die bovendien bijzonder moeilijk te realiseren valt. Het opnamesysteem en het facturatiesysteem moeten aan elkaar worden gelinkt, zodat ze één geheel vormen vanaf de opname van de patiënt, inclusief alle behandelingen, tot en met het ontslag en uiteindelijk de facturatie. Maar ook organisatorisch heeft zo’n project een enorme impact. Aangezien de teams enkel betrokken zijn bij óf de opname óf de facturatie - afgezien van de teams die de verzekerbaarheid van de patiënt nagaan - is er namelijk vooral sprake van continuïteit binnen de gegevensverwerking, eerder dan binnen de teams op zich. De teams hebben dan ook met elkaar moeten “leren” communiceren en hebben synergiën tot stand moeten brengen.”

“Een nieuw softwareprogramma implementeren is nooit eenvoudig. Vooral omdat een ziekenhuis niet veel middelen en tijd kan vrijmaken om zo’n overstap te realiseren. Voor gebruikersopleidingen en het correct configureren van de Oazissoftware kunnen ziekenhuizen gelukkig een beroep doen op de diensten van het expertenteam van Xperthis (destijds Xtenso)”, erkent Philippe Dehaspe. 

Team van 50 specialisten

“Opleiding en configuratie op maat van het ziekenhuis maken standaard deel uit van ons dienstenpakket”, bevestigt Eric De Smaele. “Om deze service te kunnen garanderen, en tevens om tegemoet te komen aan het toenemende aantal klanten en de uitbreiding van het product met nieuwe functionaliteiten, moesten we door de jaren heen op zoek naar meer  hooggekwalificeerd personeel. Geen sinecure gezien de uniciteit van het kennisdomein binnen de zeer specifieke ziekenhuiscontext. In 2011 telde Xtenso 27 werknemers. Dankzij de fusie met het team van Partezis, telt het tar/fac-team van Xperthis vandaag 50 specialisten. Op de helpdesk is het resultaat meteen voelbaar. Daar zijn nu tweemaal zoveel medewerkers actief dan voorheen. Momenteel staan acht medewerkers paraat om de Oazis-klanten te helpen volgens het principe ‘first in, first out’. Daarnaast zal de uitbreiding en integratie van competenties, kennis en ervaring ongetwijfeld ook de tar/fac-oplossing zelf nog krachtige innovatieve impulsen geven in de toekomst.” 

Right first time

Tijdens een integratieproject wordt veel aandacht besteed aan de volledigheid van de facturatie. “Een groot probleem bij de facturatie is dat het ziekenfonds weigert om kosten te vergoeden indien de factuur foutieve gegevens bevat”, verklaart Philippe Dehaspe. “Daardoor loopt de kostenvergoeding van de zorgverlening nodeloos vertraging op en brengt de herfacturering ook nog eens extra administratieve taken met zich mee. Het principe ‘right first time’ is dan ook van cruciaal belang.” 

“Een correcte, volledige en kwaliteitsvolle gegevensinvoer is hierbij een absolute must”, vervolgt Philippe Dehaspe. “Men moet er zeker van kunnen zijn dat de verschillende systemen consequent elke behandeling aanrekenen en de fouten tot een minimum herleiden.” 

In dat opzicht blijkt de controle op blokkerende fouten zeer nuttig. Eric De Smaele licht toe: “Oazis beschikt over een uniek programma dat blokkerende fouten vóór de verzending controleert. Het werd op vraag van onze klanten, en tot hun grote tevredenheid, ontwikkeld op basis van hetzelfde algoritme als datgene dat door het ziekenfonds wordt gebruikt.”

Return on investment

Een ander heikel punt in verband met de facturatie, is dat de – zogezegd eenduidige – wetgeving op specifieke punten heel verschillend geïnterpreteerd kan worden. Die ruimte voor interpretatie kan uiteraard problemen opleveren, aangezien een systeem voor tarificatie en facturatie slechts één enkele interpretatie toelaat. “De return on investment (ROI) van een systeem voor tarificatie en facturatie hangt dan ook niet enkel af van de technische en functionele eigenschappen van het product, maar tevens van het marktaandeel dat het product inneemt.” Philippe Dehaspe verklaart zijn stelling: “Dankzij de uitwisseling van kennis met gebruikers weerspiegelt het systeem immers ook de interpretatie van de facturatiewetgeving. Dus hoe groter de gebruikersgemeenschap, hoe breder ook de expertise rondom het product en de achterliggende wetgeving.”

Open geest

Deze samenwerking met gebruikers wordt trouwens op een structurele manier georganiseerd. “Wij zijn ervan overtuigt dat een goede relatie en intense samenwerking met de klant aan de basis ligt van een sterk en evolutief product”, bevestigt Eric De Smaele. “Om Oazis nog performanter te maken, organiseert Xperthis dan ook op regelmatige tijdstippen werksessies met klanten rond bepaalde productdomeinen. Deze sessies vormen een bron van expertise inzake wetgeving, en zijn dan ook een absolute meerwaarde voor het product. Anderzijds kan de klant via deze sessies ook de nood aan nieuwe functionaliteiten of verruiming van toepassingsvelden kenbaar maken en motiveren.”

Voor ziekenhuizen zelf draagt deze open geest bij tot een grotere administratieve en financiële efficiëntie waardoor er meer tijd en middelen vrijkomen voor hun core business: de zorgverlening. Philippe Dehaspe besluit: “Binnen de concurrentiestrijd tussen ziekenhuizen kan enkel een kwaliteitsvolle zorgverlening leiden tot de overwinning. En degelijke ICT-systemen kunnen verhinderen dat we de strijd verliezen!”

 


On the same subject :