En adoptant la solution de gestion ERP4HC de Xperthis, l'hôpital régional de Tirlemont a plus de temps pour ses patients

Publié le 24/05/2017

RZ Tienen - Nancy Jansssens

Après une procédure de sélection, l’hôpital régional de Tirlemont a opté en mars 2015 pour la solution « ERP for HealthCare (ERP4HC) » d’Xperthis, filiale de NRB spécialisée en solutions ICT pour les hôpitaux. Cette nouvelle solution, mise en service début 2016, a permis de rationaliser les départements financier et logistique de l’hôpital, pour pouvoir offrir un meilleur service aux patients.   C’est Nancy Janssens, chef du service financier de l’hôpital, qui a piloté ce projet.

Quelles tendances notez-vous dans le secteur hospitalier ?

Nancy Janssens : « Les hôpitaux vont devoir collaborer de plus en plus au niveau régional.  C’est une tendance qui nous est notamment imposée par les pouvoirs publics.  Nous devons travailler plus efficacement et avec moins de moyens. Dans cette perspective, il n’est plus tant nécessaire de disposer de tous les départements dans chaque hôpital mais bien de développer des pôles de compétences spécifiques vers lesquels réorienter les patients. Cela réclame naturellement une toute autre approche au niveau administratif : il faut un système performant, facilement accessible à tous, en ce compris aux autres institutions.  L’efficacité sur le plan administratif et médical constitue donc notre priorité. »

Avez-vous des projets ICT en cours pour répondre à ces tendances ?

Nancy Janssens : « Avant notre collaboration avec Xperthis, nous effectuions une grande part du travail manuellement.  Pour travailler plus efficacement, l’automatisation était devenue indispensable. Nous avons invité plusieurs fournisseurs à démarrer un projet d’enterprise resource planning. »

« Xperthis nous a semblé le meilleur parmi tous les fournisseurs. Ils ont pu nous convaincre par leur professionnalisme, la qualité de leur solution et la manière dont ils nous ont aidés à cartographier nos besoins.  La vitesse à laquelle nous avons pu démarrer le projet constituait également un plus. Avec les modules de ERP4HC, nous avons automatisé tous nos processus financiers et logistiques. »

Quels sont les avantages de l’automatisation pour l’hôpital régional de Tirlemont ?

Nancy Janssens : « L’automatisation réduit le nombre d’erreurs et nous apporte un gain de temps conséquent.  Autrefois, la facturation prenait plus d’une semaine.  Aujourd’hui, nous le faisons en un jour, sans l’aide de l’ICT.  La lecture des extraits de compte est également nettement améliorée.  Autrefois, c’était un travail à temps plein. Aujourd’hui, il ne nous faut plus qu’un mi-temps. »

« Sur le plan logistique, l’inventaire est mieux suivi. Et puisque notre gestion du stock est nettement plus efficace, nous pouvons nous contenter d’un stock plus petit.  Dès qu’un produit va venir à manquer, cela est rapidement détecté. Nous avons donc besoin d’un moins grand tampon, ce qui fait gagner de la place et de l’argent à l’hôpital. »

« ERP4HC est une solution dans le cloud.  C’est un choix délibéré, qui permet à notre département ICT de se concentrer sur son métier de base : aider le patient.  Il peut se recentrer sur d’autres missions, comme le dossier patient électronique par exemple. »

« Nos patients en profitent aussi. Nos soins de santé sont meilleurs puisque nous avons moins de ruptures de stock et puisque nous pouvons porter une plus grande attention aux systèmes médicaux.  Les paiements sont également plus rapides et plus clairs.  Nous pouvons mieux traiter les factures et le client récupère plus vite ses notes de crédit.  Nous pouvons mieux répondre aux questions puisque les informations sont toujours à jour dans nos systèmes.  L’automatisation est donc une réelle amélioration pour le patient. »

Comment expliquer ce beau succès de votre projet d’ERP?

Nancy Janssens : « Je pense que nous devons ce succès principalement à la bonne gestion de projet d’Xperthis et de notre équipe. Nous avons toujours fixé des objectifs et des délais clairs et nous avons divisé le projet en plusieurs phases. La collaboration était très bonne.  Nous avions une très bonne communication, ce qui nous permettait de réagir rapidement aux problèmes.  En outre, il y avait une énorme motivation en interne pour assurer la réussite de ce projet. Tout le monde était bien conscient des avantages que cela pouvait générer. Un dernier point, selon moi, réside dans le fait qu’Xperthis a de l’expérience dans les projets hospitaliers.  Ils savaient exactement ce qui était nécessaire et la fiabilité de leur logiciel n’est plus à prouver puisqu’il est déjà installé dans plusieurs établissements. C’est donc une solution quasiment prête à l’emploi, nécessitant peu de travail d’adaptation. »

Comment percevez-vous l’avenir de l’ICT de l’hôpital de Tirlemont ?

Nancy Janssens : « l’ICT occupe une place importante mais le dossier patient électronique devient réellement indispensable. Nous y gardons toutes les informations concernant le patient afin de pouvoir simplement et rapidement les consulter et les échanger avec les autres établissements. Afin d’améliorer encore la collaboration régionale, la business intelligence devient une autre priorité.  Il est important d’analyser les tendances et de déterminer quels services fonctionnent bien ou mal pour pouvoir décider ceux qu’il faut maintenir au sein de l’hôpital et ceux qu’il faut confier à un autre hôpital.  Les partenaires ICT peuvent certainement nous soutenir dans cette démarche avec des progiciels complets.  A l’heure actuelle, nous devons encore recourir à trop de fournisseurs différents. »