Le nouvel hôpital fusionné AZ Rivierenland opte pour une solution intégrée de son administration et de sa gestion

Publié le 21/03/2019

Depuis le 1er janvier 2019, l’AZ Heilige Familie de Rumst et la Sint-Jozefkliniek de Bornem et Willebroek forment un nouvel hôpital, baptisé AZ Rivierenland. L'hôpital a choisi d'intégrer la comptabilité, la tarification et la facturation. Un projet de grande envergure.

« La Sint-Jozefkliniek travaillait déjà avec nos solutions Oazis et ERP4HC, tandis que l’AZ Heilige Familie utilisait d'autres solutions », explique Liesbeth Piot, chef de projet ERP4HC chez Xperthis. « Vu qu'il y a une forte intégration entre Oazis et ERP4HC et que les deux systèmes sont parfaitement synchronisés, la direction de l'AZ Rivierenland a décidé d'utiliser notre solution intégrée pour tout l'hôpital fusionné. »

« Vu qu'il y a une forte intégration entre Oazis et ERP4HC et que les deux systèmes sont parfaitement synchronisés, la direction de l'AZ Rivierenland a décidé d'utiliser notre solution intégrée pour tout l'hôpital fusionné. »
- Liesbeth Piot

Juste un nouveau bracelet

En conséquence, la comptabilité et la gestion administrative des patients de l’AZ Heilige Familie ont été convertis et inclus au système Oazis et ERP4HC de Sint-Jozef. « Il s'agit donc d'un projet de migration », explique Mme Piot. « Dans la nouvelle structure juridique de l'AZ Rivierenland, le numéro d'agrément de la Sint-Jozefkliniek a été conservé. Le numéro d'agrément de l'AZ Heilige Familie finira par disparaître », ajoute Pascal De Roo de Xperthis. Il supervise le projet pour la solution Oazis.

Les trois campus différents ont été conservés. « Il ne fallait donc pas déplacer physiquement les patients », explique Pascal De Roo. « L'historique d'admission des patients de l’AZ Heilige Familie n'avait pas besoin d'être transféré. Cela a facilité le processus. Les patients n'ont rien remarqué et rien n'a changé pour eux. Ils ont juste reçu un nouveau bracelet en fait. »

Réservations

Le principal défi du projet était sa taille. « Nous avons dû trouver une méthode de travail cohérente pour les transferts », déclare M. De Roo. « En premier lieu, tous les patients de l’AZ Heilige Familie ont dû être radiés. Nous les avons ensuite enregistrés en tant que nouveaux patients dans la structure fusionnée. Les anciens profils de patients ont disparu. Pour nous assurer que nous n'avions rien oublié et qu'il y avait une chambre pour chaque patient au moment du transfert, nous avons effectué une réservation pour chacun d'entre eux dans le système. »

« Fusionner deux bases de données de patients ne se fait pas d’un claquement de doigts », explique Inge Blondeel, directrice administrative à l’AZ Rivierenland. « Les numéros des patients ne devaient pas se chevaucher et les données correspondantes devaient être transférées de manière sécurisée, afin qu'aucune donnée ne soit perdue ou mal attribuée. De plus, le transfert des profils des patients n'était que le début, car tous les paquets périphériques devaient encore y être liés. »

« Nous devions en effet veiller à ce que les sous-applications des outils médicaux restent alimentées dans Oazis », précise M. De Roo. « Les données de facturation du laboratoire, de la radiologie, de la pharmacie et même des repas devaient être transmises sans problème au nouveau système. Tout devait être parfait. Il était donc important de tout tester en profondeur. »

« Oazis propose une foule de contrôles automatiques qui sont absents sur les solutions des autres fournisseurs. Ils nous permettent d’exclure les combinaisons impossibles dans la facturation et la gestion administrative des patients. »
- Pascal De Roo

Ces contrôles sont d’ailleurs intégrés à la solution Oazis. « C'est justement une des forces de notre système », ajoute M. De Roo. « Oazis propose une foule de contrôles automatiques qui sont absents sur les suites d'autres fournisseurs. Ils nous permettent d’exclure les combinaisons impossibles dans la facturation et la gestion administrative des patients. Par exemple, un patient du service de gynécologie peut ne pas se retrouver dans le service de gériatrie. En cas d'erreur éventuelle, le système en avertit l'utilisateur, qui ne peut pas continuer sans résoudre le problème. »

Taux d'erreur réduit

La solution intégrée simplifie la facturation et réduit le taux d'erreur. « En interconnectant toutes les sous-applications possibles, les informations correctes – telles que le médecin traitant, la date d’un traitement ou de l'administration de médicaments, l'urgence du traitement, etc. – sont toujours enregistrées dans la comptabilité », révèle M. De Roo. « Grâce à ce que nous appelons Xperthis Decentral Encoding, les médecins peuvent enregistrer leurs prestations. Ils avaient l'habitude de le faire sur papier, les fameuses “attestations des soins donnés”. Ces informations devaient ensuite être retranscrites manuellement dans le système par un collaborateur du service de facturation, ce qui augmentait le risque d'erreurs. Aujourd’hui, les médecins contrôlent tout eux-mêmes et sont entièrement responsables des prestations qu’ils indiquent. »

« Les médecins peuvent désormais enregistrer leurs propres prestations. Par le passé, ils les consignaient sur papier. Ces données devaient ensuite être retranscrites manuellement dans le système par un collaborateur du service de comptabilité, ce qui accroissait le risque d'erreurs. »
- Pascal De Roo

« Le faible taux d'erreur dans la facturation permet évidemment de gagner beaucoup de temps », explique Inge Blondeel. « Comme il y a tellement de mécanismes de contrôle dans le système, peu de choses doivent être corrigées par la suite. »

« Notre solution dispose donc de toutes les applications de base dont le nouvel hôpital a besoin. Nous offrons une solution best practice, que nous avons déjà déployée dans plus de 45 hôpitaux », ajoute Liesbeth Piot.

M. Blondeel est du même avis. « La solution Oazis et ERP4HC permet de faire bien des choses. Elle est également très flexible. Vous pouvez complètement personnaliser le système pour qu'il fonctionne dans votre propre environnement hospitalier. Nous n'avons rencontré aucun problème insoluble durant l’implémentation. »

Kiosques

Le nouveau système apporte également des avantages aux patients. « Les patients n'ont plus besoin de s'inscrire à la réception, par exemple, mais peuvent le faire eux-mêmes via les kiosques dans le hall d'entrée », déclare M. De Roo. « Il y en avait déjà à la Sint-Jozefkliniek à Bornem et Willebroek, et nous sommes en train d’en installer à l’AZ Heilige Familie à Rumst. Pour s’inscrire, le patient doit insérer sa carte d'identité dans l'appareil, confirmer son rendez-vous et il reçoit ensuite une description d'itinéraire jusqu’au service concerné. »

À l'avenir, l'intégration de l'AZ Heilige Familie dans la nouvelle structure sera encore renforcée. « Le 1er janvier, la facturation a été transférée sur Oazis. Pour ERP4HC, la migration ne sera achevée que plus tard, à la fin de l'année, lorsque l'ancienne solution comptable de l'AZ Heilige Familie sera mise hors service », explique Mme Piot. « Par la suite, les modules d'achat et les modules logistiques de l'AZ Rivierenland pourront également être transférés vers ERP4HC. »